台風などの災害や思いもよらぬトラブルにより、当日になって結婚式の中止を余儀なくされてしまった場合、どのように対応すればよいのでしょうか。
楽しみにしていた晴れ舞台を中止することになって気分を落としてしまっているでしょうが、ゲストとして参加される予定だった方たちに迷惑がかからないように注意したいものです。
そこで本稿では、結婚式の中止が当日決まってしまった場合の対処法を徹底解説します。
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結婚式当日に中止することはできる？
結論、結婚式当日に中止することは可能です。ただし、キャンセル料が見積額の100%発生します。結婚式といえば、総額300〜500万円ほどする高額なサービスです。これだけの金額を「実質対価なし」で支払うことになるので、極力当日に中止することは避けたいものです。
いつから当日キャンセルになる？
一般的には、結婚式前日の式場の営業時間が終了してから以降のキャンセル連絡はすべて当日キャンセル扱いになります。
仮に式場の営業時間が10:00~19:00で結婚式前日の19:30にキャンセル連絡をした場合、見積額の100%をキャンセル料として支払うことになります。
18:30にキャンセル連絡をした場合は、見積額の80%+各種実費のキャンセル料で済ませることができるため、見積総額500万円の挙式だったとするとわずかに連絡が遅れるだけで約100万円も余分にキャンセル料を支払う必要があります。
もし、急とはいえ前日に結婚式を中止しなければならないことが発覚したのであれば、なるべく早く式場に連絡し、1日でも早く契約解除の手続きを進めることをおすすめします。
自己都合で結婚式を当日中止する場合の対応
長い時間をかけて準備を進めてきた結婚式。結婚式の進行に関わってもらう予定だった人も多くいることでしょう。「身内に不幸があった」「相手の浮気が発覚して破談になった」など、自己都合で当日に中止することが決まった場合、誰にどんな連絡をする必要があるのでしょうか。
手順①：式場に連絡
まずは式場に中止する旨を伝えましょう。式場の顧客にあたる新婚夫婦にとって、結婚式は初めての経験もしくは数少ない経験のため、このような緊急事態を上手にすべて対応しきることは難しいでしょう。
しかし、式場の方にとってこういった緊急事態に対して、新婚夫婦よりも経験を積んでいます。そのため、当日に中止する場合の注意点やこれからすべきことをすぐも理解しています。
まずはパニック状態になっている気持ちを冷静に落ち着かせ、式場に結婚式中止の旨を連絡し、同時にアドバイスをもらいましょう。これからの適切な流れを教えてくれるはずです。
手順②：ゲストに連絡
式場の方に連絡したタイミングで、「早くゲストに連絡しましょう」と必ず指示を受けることでしょう。指示に従い、電話やLINEなどできる限り早く連絡できる手段でゲスト全員に結婚式中止の旨を伝えましょう。
親族だけの家族挙式や少人数結婚式の場合は、連絡する相手が少ない上に気心の知れたゲストばかりのため、大きなトラブルは起きにくいです。もちろん、気心が知れているからといって決して礼儀を軽んじてはいけませんが、トラブルを身内だけに留めることができます。
しかし、大規模な挙式の場合は、連絡する相手が多くなる上に「関わりは薄いが良好な人間関係を保つために招待した人」も多分に含まれていることでしょう。この場合は、身内だけでなく仕事上の人間関係など各方面に悪影響を及ぼす可能性があります。その影響を最小限に止めるためにも、素早い対応を心がけましょう。
なお、結婚式より1週間以上前に中止が決まった場合は、その旨を記したお詫び状を送ることがマナーとされています。また、その場合は仲人や主賓に直接出向いて事情を説明することも礼儀とされています。
電話やLINEで連絡するのは、あくまでも結婚式当日の中止などの緊急事態にのみ許される方法です。早めに中止が決まっているのであれば、礼節・礼儀を守り、ゲストに失礼のないようお詫びするようにしましょう。
台風などの災害で結婚式の中止を検討する場合の対応
当事者である新郎新婦としては結婚式を行いたくても、災害などで結婚式を中止せざるを得ない状況に陥る場合もあります。そういった場合はどのように対処するべきなのでしょうか。
手順①：式場に相談
台風などの災害が予想される場合は、その時点で早めに式場へ相談の連絡を入れましょう。当日の時間を遅らせるのか、式自体を別日に延期にするのかなど、対応方法を検討します。
手順②：ゲストに連絡
式場の方と対応方針を決定したら、ゲストに連絡をいれましょう。もっと丁寧な対応をするのであれば、台風などの災害が予想された時点で、スケジュールが変更になる可能性がある旨をゲストに連絡しましょう。その場合は、スケジュールが再度確定したタイミングでその旨をもう一度ゲストに連絡します。
手順③：クリーニング代とお車代を多めに用意する
台風の中で結婚式を挙げる場合、雨風の影響で多くのゲストがお召し物を汚してしまったり、タクシーで来場されたりすると予想されます。クリーニング代とお車代は多めに用意しておくようにしましょう。
既にゲストが集まっている状況の場合
披露宴やお食事会にプログラムを変更するなど、式場と対応方法を検討しましょう。
長時間かけて練り上げた結婚式の内容を、天候という自分にはどうしようもない外的要因で変更するため、誰もが悔しい気持ちになります。しかし、遠路はるばる足を運んでくださったゲストの方々の安全が第一です。周囲の人にも結婚生活を支えてもらっている感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。
ゲストに電話でお詫びする際の伝え方
結婚式の中止が当日決まり、ゲストに電話でお詫びする際の伝え方をご紹介します。ぜひ、参考にしてください。
新郎新婦本人が直接連絡する場合
突然のことで誠に申し訳ございません。
本日予定していた結婚式につきまして、やむを得ない事情によって中止する運びとなりました。
わざわざ私たちのために日程をご調整いただいていたにも関わらず、大変申し訳ございません。
後日改めてご挨拶いたしますが、取り急ぎご連絡を差し上げました。
当日になってからのご連絡となり、大変ご迷惑おかけして申し訳ございません。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。
親族が代理で連絡する場合
突然のことで誠に申し訳ございません。
長男のXXにつきまして、大変お世話になっており、ありがとうございます。
私、新郎（または新婦）の親族で母（または父）の○○と申します。
取り急ぎお伝えしなければならないことがあり、新郎の代理でご連絡を差し上げました。
本日予定していた結婚式につきまして、やむを得ない事情によって中止する運びとなりました。
わざわざ本挙式のために日程をご調整いただいていたにも関わらず、大変申し訳ございません。
後日改めて新郎よりご挨拶させますが、一刻も早くお伝えしなければならないと思い、代理の私から取り急ぎご連絡を差し上げました。
当日になってからのご連絡となり、大変ご迷惑おかけして申し訳ございません。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。
結婚式を当日キャンセルする際のポイントまとめ
結婚式を当日キャンセルする際のポイントをまとめます。
①キャンセル費用は見積額の全額
②キャンセルが分かった時点で式場に連絡
③参加予定のゲストに連絡＆謝罪
④災害時はお車代やクリーニング代を多めに用意
⑤既にゲストが到着していたらプログラム変更も検討
上記5つのポイントを押さえておけば、大きなトラブルは回避することができるでしょう。
長い時間と高額な費用を支払って進めてきたせっかくの結婚式。幸せな一日を送るはずだったのに、まさか自分が結婚式を当日キャンセルするなんて思ってもみなかったはずです。パニックに陥ってしまうかもしれませんが、どうか落ち着いてこの記事にある行動を心がけてください。
引用：【新型コロナウイルス関連情報追記】結婚式の延期・中止のキャンセル料は”いつ”から”いくら”必要？
募集文書等番号：AS-AG0001-201120-04
