こんにちは！ブライダルアドバイザーのEmikoです♪
今日も、ウェディングプランナーの経験や自身の結婚式での経験を交えながら「日々頑張るプレ花嫁さんのお力になりたい！」その一心で、お役立ち情報を配信していきます！
今回のテーマは「結婚式の「受付係」配慮ある依頼方法とは？」」です！
結婚式には、新郎新婦だけではどうしても手が足りずどなたかにお願いしなければならない役割がありますよね。
「受付業務」「乾杯の発声」「二次会の幹事」などなど・・
その中でも「受付業務」は、一番はじめにゲストとかかわることになる上に、大切なご祝儀を扱うというとても重要な役割です。
今回はそんな「受付係」をお願いするゲストに失礼のないよう、そして少しでもスムーズに遂行してもらうためのポイントをおまとめしてみました！
参考になれば幸いです✨
結婚式の「受付係」はどんなことをするの？
基本的には、新郎側ゲスト、新婦側ゲストで受付の担当を立てて、2名以上で行うことが一般的。
業務の流れは下記のような内容になることが多くなっています。
一般のゲストよりも早く集合
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式場スタッフから受付備品を受け取り受付の方法などの説明を受ける
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来場するゲストの受付対応開始
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芳名帳に記帳するなどしてもらい来場者を管理
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ご祝儀を受け取る
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お車代やお礼の用意があるゲストにはそれを渡す
↓
席次表やエスコートカードなどの配布物を渡す
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待ち時間などに参加して欲しい演出がある場合にはその案内
↓
受付終了後、回収したご祝儀と芳名帳などのリストは
事前の指示に従って管理（指定の場所へ保管or指定の人へ渡す）
↓
配布物の余りなど、他受付備品も指示に従い管理
安心して担って欲しいから！配慮すべきポイントが知りたい！
新郎新婦に代わってゲストをお迎えする受付係は、大切な役どころ。
受付の経験がない方はもちろんのこと、経験がある方でも「当日はどんな案内をするのかな？」「ミスの無いように気をつけなくちゃ」とちょっぴり緊張するものですよね。
ここでは、受付を担当してくれるゲストが少しでも安心して業務を行えるよう「新郎新婦が配慮すべきポイント」を紹介したいと思います！
■誰に依頼する？人選の時点から配慮は始まる！
例えば「遠方から参加予定のゲスト」「一人参加のゲスト」「子供連れのゲスト」「主賓や目上のゲスト」などは避けた方が良いでしょう。
また、普段３、４人の仲良しグループの中から２人だけに頼むのが気まずい・・などという場合は、まとめてお願いしてもOK。ただし、相手側の受付係との人数バランスや受付の狭さ、準備するお礼の数が増える、などは懸念点となるため、慎重に検討する必要がありますね。
また、結婚式の招待人数によって受付に必要な人数は異なるため、プランナーさんに相談するなどして無理なく受付及び各案内業務ができる人数を確認しておきましょう。
■付箋の同封だけはNG！事前に直接依頼しましょう
祝辞や余興、受付などをお願いするゲストに対して招待状と共に同封するのが「付箋」。
付箋だけでも依頼内容は伝わりますが、事前に個別で直接連絡し、お願いをしておくのが丁寧です。
直接会ってお願いをするのが難しい相手には、電話やメール、LINEでもOK。
是非お願いしたいという想いを丁寧に伝えましょう。
■受付係の人数・間柄なども事前に伝えておきましょう
受付係を頼まれると「自分以外には誰がいるのだろう？」「新郎新婦との間柄は？」といった詳細が気になるもの。
依頼する段階でしっかり伝えておきましょう。
当日、受付のメンバーがギクシャクすることなく、スムーズに連携が取れると◎ですよね。
事前に知っておくだけでも、初めましての挨拶やお話がしやすくなりますよ。
■特別な対応が必要なゲストの詳細は分かりやすくリスト化して
お車代やお礼を渡すゲスト、遅れてくることが事前に分かっているゲスト、事前にご祝儀をいただいているゲストなど、特別な対応が必要なゲストについては分かりやすくリスト化したものを用意しておきましょう。
■預かったご祝儀の保管先・渡す相手を伝えておきましょう
式場のスタッフから受付の説明を受ける際に伝えられることがほとんどですが、事前に伝えるか当日渡す受付お願い書に記しておきましょう。
■「受付お願い書」を作成する場合は“端的”且つ“丁寧”に！
受付を担当するゲストに向け、受付でお願いしたい内容をまとめたものが「受付お願い書」。
近年作成する新郎新婦が増えてきています。
ただ、当日の集合時間から受付開始までの時間はそこまで長くはないことが多いため、“その場で読めばすぐ分かる”資料にしておく必要があります。
端的で丁寧なまとめ方を心がけて！
基本的には下記の様な内容を記載しておくと良いでしょう。
――― 受付お願い書の内容 ―――
●受付を引き受けてくれた御礼の挨拶文
●主な業務内容（ご祝儀の受け取りや配布物のお渡しなど）
受付係のメンバーが役割分担しやすいように書きましょう！
●席次表などの配布物を渡す際に伝えて欲しいこと
●お車代の渡し方
●受付で案内して欲しい演出があればその内容と案内方法
（結婚証明書やドレス当てクイズなど）
●集まったご祝儀の保管方法・渡す相手
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■受付を担ってくれた方へ御礼を用意しておきましょう
受付業務を引き受けてくれたお礼として、ひとり３～５０００円程度のお礼の品、もしくは現金を用意しましょう。
受付は複数名にお願いすることがほとんどですが、人により金額を変える、品物の内容があまりにも異なる、といったことは避けた方が良いでしょう。
■前日と後日のお礼連絡を忘れずに
結婚式前日は、明日はよろしくね！という気持ちと共に集合時間などのリマインド連絡を入れましょう。
また、結婚式終了後は当日中、もしくは翌日中にはお礼の連絡を入れて。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
忙しいなか結婚式に参列してくれるだけでなく、受付まで担ってくれるゲストには「分かりやすい説明」と共にしっかりと「感謝」を伝えることで、少しでも気持ちよく帰っていただきたいですね。
結婚式準備に追われてバタバタと人選、依頼してしまう・・ なんてことも起こりがちですが、ゲストに対する依頼事項に関しては是非一度立ち止まって、“丁寧に”いきましょう。
ひとつひとつは小さなことでも、おもてなしのキモチはきっと伝わりますよ✨
結婚式の準備、応援しています( ^ω^ )✨
文／Emiko(コラムニスト)
