こんにちは!ブライダルアドバイザーのEmikoです♪
今日も、日々頑張るプレ花嫁さんのお力になりたい!その一心で、お役立ち情報を配信していきます!
皆さんの参考になったら嬉しいです♡
今回は、「ゲストのリストアップ&招待状HOW TO“コロナ禍だからこその目線”レポ!」についてお届けします!
この記事を読んでくださっているということは、きっとどなたかお招きしたい方の顔が浮かんでいるのだと思います。お世話になっているゲストに見届けていただくこと、何かを伝えられること。それは結婚式の醍醐味であり、とっても素敵な要素です。だからこそ「ゲストのリストアップ」「招待状」は結婚式準備の“肝”であると言っても過言ではないでしょう。
今回は、私自身のコロナ禍結婚式での実体験レポと共に、HOW TOをお話ししていきます。
【ゲストのリストアップは結婚式準備の“肝”】
ゲストはどこまで呼ぶ?決め方&進め方
1.「親族」「友人」「職場」に分けて招待したい人を書き出してみよう!
まずは「人数」や「予算」にとらわれずに、思いつく限りのゲストを書き出してみましょう。
はじめはあえて幅広く書き出していくことで、案内漏れが防げますよ!
紙に自由に書き出してみるのも◎ですが、エクセルで作成するとそのまま出欠・住所管理に使うことができて便利♪
2.結婚式の形式(コンセプト)を決めよう!
結婚式をどのような形式(コンセプト)で行うかによって、招待するゲストは異なってきます。
親族のみの少人数で行うのか、互いの職場や友人まで幅広く招待するのか、賑やかが好きか、距離感近くアットホームが好きか・・ 等々。
ゲストのリストアップを行いながら、夫婦で話し合っておきましょう!
3.形式(コンセプト)に合わせて人数を調整しよう!
人数調整をするうえで、考えておきたいのは“優先順位”。「必ず呼びたい人」「できれば呼びたい人」「二次会からにする人」等。
親族に関しては、親御様に一度相談を。職場関係のゲストは失礼のないよう慎重にピックアップ!
悩んだら、夫婦でお互いのゲスト人数のバランスを整えたり、担当のプランナーさんに相談してみると良いでしょう。
「コロナ禍だからこその目線」で実体験レポ
以前、別の記事でもお話ししましたが、筆者である私も昨年秋コロナ禍で結婚式を行ったばかり!
そこそこのホヤホヤ卒花の一人です!(笑)
ここでは「コロナ禍だからこそ」の考え方や気を付けたこと、実体験をフェーズ別にお話ししたいと思います。
レポ① ゲストのピックアップ編
私たちの場合は、可能な限り三密を避けたかったこと、また夫婦の性格的にあまり「主役感」の強い感じよりも、「ゲストと近いアットホーム感」を大切にしたかったため、両家親族のみの少人数会食にしました。
そのため、まずは招待する範囲について両親に相談。
親族の中でも、普段から交流のある方や、本当に関わりの深い方だけに絞り、夫婦の場合にはどちらか一人代表で参列して頂くようアナウンスしました。
📢ココがチョット大変!
コロナ感染者数が減少傾向にあった頃、「この調子で状況が落ち着いていくなら、あの人にも声をかけたい」という両親からの意見が出て、急遽ゲスト人数が増えたことがありました。また、逆に職業柄や感染状況への不安から、直前のキャンセルとなった人も。各アイテムや席次表の変更にかかわることもあり、少し大変でしたね。
しかし、こればかりは誰のせいでもないですし、これも皆が安心できる結婚式をむかえるための試練!と考え、乗り越えることができましたよ♪
レポ② 招待状作成前のお知らせ連絡編
招待状を発送する前に、まずお知らせの連絡をしました。「●月●日に結婚式をすることになったのですが、ご参加いただけそうですか?」のお伺いのことですね。この事前連絡はほとんどの方がされていると思います。
コロナ禍ですと、招待する側の心配としては、
「迷惑にならないだろうか・・」
「無理はさせたくないな・・」
「状況次第で内容が変更になるかもしれない」
等ではないでしょうか。そこで!
📢ココに配慮した!
今回私たちは、この打診をする際に下記の内容を伝えるようにしました。
・こういった状況下なのでくれぐれも無理はしないで!(もちろん、「是非参加して頂きたい」という想いはしっかりと伝えました!)
・今後の感染数状況によっては、延期/中止もあり得るということ
・式場の感染対策内容
レポ③ 招待状作成編
招待状は明るくオシャレなものに!と決めていました。ただ、コロナの不安に対して、何かできることはないか・・
そこで!
📢ココに配慮した!
・案内状は従来通りの形式にし、そこに別途用意した“コロナ感染対策”の案内付箋を同封。
私の場合は、自分で手作りしようとしていたところ、式場でしっかりとした付箋のご用意があるとのことで(しかも無料でした!大変助かる・・(笑))そちらを使用しましたよ!皆さんも式場に確認してみてください♪
コロナ感染対策付箋には、挨拶と式場の感染対策内容を明記。しっかりした印象になりますし、何より安心してもらえますよね!
・招待状の発注は期限ぎりぎりまでステイ。コロナ禍では、当日の内容や出欠状況に変動が起きうると考えたので、ギリギリまで発注はかけず待機しました。とは言え、できる準備は余裕をもって進めておき、あとは申込ボタンをポチっと!するだけの状態にしておきましょう。
【流れを理解すればスムーズ♪招待状作成】
招待状は結婚式の2カ月前には発送したいもの。そこから逆算してスケジュールを立てていきます。
招待者リストを作成して、デザインを決めて、宛名書きをして、、、と考えるととても大変そうな印象を持つかもしれませんが、意外にも流れはシンプル。プランナーさんに促される前に、前もって流れを理解しておけばスムーズですよ♡
招待状作成ダンドリ
① 招待者リストの作成
誰を呼ぶのかリストアップし、招待者を確定させます。前項でもお話しした通り、招待状を発送する前に相手に一度電話などで招待する旨を伝え、出席してもらえるかどうか、確認しておくとよいでしょう。このタイミングで「郵便番号、住所、名前(漢字)」も伺い、招待者リストに記入します。これをもとに宛名書きなどを進めていきますので、誤字脱字などがないようにしっかり確認を。肩書きなども書いておくと、他のペーパーアイテムにも使用でき、便利ですよ!
② 手作りorオーダーを決める
招待状は手作りするか、もしくは式場や印刷ショップなどにオーダーして準備をします。それぞれのメリット・デメリットを簡単にご紹介します!
●手作りの場合
【メリット】
一番のメリットは費用の節約ができること。(ただし、紙などにこだわったり、試行錯誤などを繰り返したりすると、意外に費用がかさむ可能性もアリ)また、既存のものではないぶん、自分たちらしさを出すことができます。
【デメリット】
紙質やデザイン等、しっかりしたものを作らないと、カジュアル過ぎてしまう可能性も。また、担当者がいない分、ルールやマナーを見落とさないよう要注意です。事前に式場のプランナーさんなどに文面チェックをしてもらうと◎
●オーダーの場合
【メリット】
打ち合わせさえすればすべてお任せできるので、面倒がありません。また、招待状のルールやマナーに則ったものを作り上げてくれるので安心。
【デメリット】
一からオーダーすると費用はそれなりにかさみます。既存のデザインから選ぶとなると、やや画一的な雰囲気になる可能性アリ。また、担当者を介して進めていくため、急遽の依頼には対応してもらえないことも。
③ デザイン・文面作成
デザインと、文面を確定させます。招待状に同封するものは、下記の通りです。
●本状
●返信はがき(63円の慶事用切手を貼るのをお忘れなく!)
●会場案内図
●挙式参列の案内
●スピーチや余興の依頼
結婚式でスピーチや余興をお願いしたい人には、その旨を記した依頼状も用意。いきなり招待状に依頼状を同封するのではなく、事前に電話などでお願いしておきましょう。
●その他
必要に応じて、二次会の案内状、遠方ゲストに交通費や宿泊費を用意するのであればその旨を記したカード、コロナ感染対策案内を同封。
④ 郵送
⑤ 出欠管理
【♡まとめ♡】
いかがでしたか?♪
今回は、招待状作成のキホンを、コロナ禍での実体験を交えてお話ししました。
招待人数が多いと、少々準備が大変に感じるかもしれませんが、前もって流れさえ掴んでおけば、あとは失礼のないようひとつひとつ進めていくだけ♪
結婚式において、一番初めにゲストの手元へ届くアイテム「招待状」。おふたりのおもてなしの心が伝わるようなものになったらよいですね♡
応援しています!
文/Emiko(コラムニスト)